Automation of accounting and reporting in a children's clinic

Abstract

Accounting and reporting are important sections of the work of any institution. Regardless of the type of activity, uniform requirements are imposed on them: timeliness, reliability and completeness of the initial data, prompt receipt of statistical results, the possibility of their comparison, registration of monetary costs and performance evaluation.

Full Text

Учет и отчетность — важные разделы работы любого учреждения. Независимо от вида деятельности к ним предъявляются единые требования: своевременность, достоверность и полнота исходных данных, оперативное получение статистических результатов, возможность их сопоставления, регистрация денежных затрат и оценка эффективности работы.

Известно, какой объем учетно-отчетной документации ведут врачи детских поликлиник, и все это входит в те 12 минут, которые отводятся врачу для опроса и осмотра пациента, причем чаще через “переводчиков”— родителей и родственников. В течение этого же времени врач должен назначить лечение, разъяснить его суть и внести соответствующие записи в историю развития ребенка. Во многих поликлиниках нет ординаторских, где врач может поработать с документацией. Нет возможности задержаться в кабинете после своего приема, так как наступает время приема следующего врача. Многое предлагалось для составления отчета участкового врача-педиатра поликлиники: талонная система приема в поликлинике, централизованное заполнение статистических талонов, компьютеризация учетного дела, но, как правило, это не освобождало врача от оперативной отчетности. Наконец появился приказ Минздрава РФ № 46 от 14.02.1997 г. о введении талона амбулаторного пациента и автоматизированной его обработки. Мы уже продолжительное время работаем в соответствии с этим приказом в условиях детской поликлиники и хотим поделится опытом работы.

Поликлиника обслуживает 20 тысяч детского населения одного из районов г. Казани. Десять лет назад на ее базе была организована кафедра поликлинической педиатрии Казанского государственного медицинского университета. Сотрудники кафедры и поликлиники совместно с программистами продумали и реформировали систему учета и отчетности. Было решено, что история развития ребенка должна являтся не только врачебным, но и справочно-инструктивным документом для родителей о выполнении назначений врача при воспитании, уходе, лечении, реабилитации ребенка. Врачу-педиатру нет необходимости что-то утаивать от родителей — они союзники в охране здоровья и воспитании ребенка. Поэтому все данные из истории развития ребенка занесены в сетевой программный комплекс (ПК) “Детская поликлиника”, а истории развития детей старше 3 лет выданы родителям, для того чтобы они с этими документами могли привести своих детей в поликлинику и в другие учреждения.

ПК предназначен для автоматизации учета и получения оперативной и статистической отчетности, используемой в поликлинике и предоставляемой в вышестоящие органы здравоохранения и больничную кассу. Он обеспечивает автоматизацию следующих функций: регистрацию и учет детей, оперативную регистрацию и учет обслуживания пациентов, ежедневный учет посещений конкретными пациентами участковых педиатров и врачей узких специальностей, учет оказанных услуг по табельным номерам врачей, учет заболеваемости, диспансерный учет, учет инвалидов, картотеку прививок, создание и ведение архива заболеваемости пациентов.

В основу ПК положен принцип ежедневного сбора и ввода всей необходимой информации в единую базу данных поликлиники с подключением сетевых возможностей при обработке больших объемов информации. Каждому пациенту система присваивает регистрационный номер, который не меняется в течение всего времени обслуживания в поликлинике и позволяет осуществлять оперативный ввод данных о пациенте, быстрый поиск информации о нем. Благодаря этому сократилось время на заполнение первичного документа при посещении больным врача.

Информация о каждом пациенте, кроме регистрационного номера, включает следующие данные: фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол, дату регистрации в поликлинике, адрес, семейное положение, организованность, группу здоровья, группу крови, резус-фактор, признак инвалидности, признак диспансеризации, дату и причину снятия с учета. На основании этих данных получаем следующую информацию о педиатрических участках и в целом о поликлинике: отчет о переписи населения на требуемую дату, контингент детей, список детей по участкам, адресам, возрасту, списки неблагополучных, многодетных и неполных семей, неорганизованных детей по возрасту, число инвалидов, хронических больных, число детей по группам здоровья, число мальчиков и девочек, детей по домам и улицам.

Для оперативной регистрации и учета обслуживания пациентов были подготовлены следующие справочники: списки медперсонала и специальностей, виды обслуживания, перечень болезней (по МКБ ).

На каждого пациента, обратившегося в поликлинику, ежедневно заносятся следующие данные: дата обращения к врачу, специальность, фамилия врача, вид обслуживания, код заболевания (для первичных боль - ных), дата выздоровления, данные о диспансеризации, госпитализации. Эти сведения постепенно накапливаются в истории развития (болезни) ребенка, с которой в любой момент можно ознакомиться. Доступна также такая информация в рамках деятельности каждого врача, участка и поликлиники как свод амбулаторного обслуживания за любой период в разрезе участков, специалистов, всей поликлиники, отчет о заболеваемости в разрезе участков, специалистов поликлиники за любой период, свод заболеваемости детей, обслуживаемых поликлиникой и посещающих детские учреждения, прикрепленных к поликлинике, отчеты о диспансерных заболеваниях, зарегистрированных специалистами в поликлинике, ежедневный отчет об ОРЗ и гриппе (можно получать за любой период), отчет о пневмонии, отчеты о распределении семей, имеющих детей инвалидов, список диспансерных больных в разрезе участков, поликлиники, по нозологическим формам, плановые посещения диспансерных больных в разрезе участков на любой период, список и количество услуг, выполненных специалистами и службами поликлиники за любой период.

Учет посещений к каждому врачу позволяет в любой момент времени получить список леченных пациентов и стоимость оказанных им услуг.

Картотека прививок дает возможность вести их учет, имеется справочник прививок. Вся информация о прививках берется из карты учета № 63. Выходные формы: ф. № 3/2000 за месяц, за год, иммунная прослойка, полученная в результате прививок против полиомиелита, дифтерии, коклюша, туберкулеза, отчет о выполнении плана профилактических прививок за месяц по возрастным группам. При разработке ПК большое внимание уделялось тому, чтобы пользователю было удобно осуществлять оперативный ввод, корректировку данных, искать информацию о пациенте, его посещениях и получать выходные документы на одном или нескольких компьютерах, объединенных в локальную сеть.

ПК позволяет оперативно создавать новые выходные документы на основе имеющейся информации по требованию. ПК “Детская поликлиника” разрабатывается в среде СУБД “Clarion”, выбор которой определен использованием данной СУБД в таких мощных системах, как Пенсионный фонд России. Для функционирования ПК необходим современный персональный компьютер с объемом оперативной памяти не менее 640 Кб, объемом памяти на жестком диске не менее 40 Мгб с учетом дальнейшего наращивания базы данных. Результаты эксплуатации ПК “Детская поликлиника” убедили нас в правильности технических, программных и организационных принципов его построения. Сетевая организация ПК даже на двух машинах, объединенных в локальную сеть, при двухсменной работе операторов позволяет обеспечить ежедневную регистрацию сведений об обслуживании пациентов на 25 участках, посещении специалистов, учет данных поликлинических служб. Регистрация сведений ведется о каждом пациенте. Одновременно осуществляется учет вновь обратившихся пациентов.

Возможность получения выходных документов по любым функциональным разделам комплекса за любой период, их достоверность и оперативность уменьшают затраты времени лечащего персонала на неосновную деятельность. Достаточно отметить, что отпала необходимость в составлении отчета каждым врачом. Составление годового отчета занимает полтора-два часа.

Было бы целесообразно при соответствующей оценке проведенной работы оказать поддержку в оснащении поликлиник техническими средствами и программами.